Direct online je eigen 0800/078 en lokale nummers registreren !

België:0800-77 899
Nederland:0800-235 3227
Wat is een Interactive Voice Response-systeem (IVR)? (image)

Wat is een Interactive Voice Response-systeem (IVR)?

Gepubliceerd in IVR

Inhoudsopgave

  1. Wat kan een IVR?
  2. De voordelen van een IVR
  3. Veelgestelde vragen
  4. Leg jouw telefoonnummer nu vast!

Een IVR staat voor Interactive Voice Response systeem en is het slimme brein binnen elk telefonie platform.

“toets 1 voor de afdeling verkoop, toets 2 voor technische ondersteuning, toets 3 ...”. Dit is maar één van de vele dingen waarvoor een IVR verantwoordelijk is.

Ook alle gesprekken naar telefoonnummers van klanten van Belfabriek worden door onze eigen ontwikkelde IVR afgehandeld.

In dit artikel ontdek je hoe interactive voice response (IVR) de tevredenheid van bellers en collega's vergroot en hoe deze ‘superslimme telefooncentrale in de cloud' tijd en geld bespaart.

Wat kan een IVR?

Een IVR begroet bellers en helpt ze om zo snel mogelijk de juiste persoon te spreken of op een andere manier geholpen te worden.

De IVR kan hiervoor gebruik maken van gegevens uit het telefoongesprek zoals: het bellende of het gebelde nummer, de dag en het tijdstip waarop het gesprek plaatsvindt of de toetsen op de telefoon om keuzes te maken.

Verder kan een IVR beschikken over gegevens zoals de openingstijden van jouw bedrijf of weten welke medewerkers beschikbaar of niet beschikbaar zijn.

Een IVR werkt ook als telefooncentrale: toestellen kunnen zich aanmelden op dit platform en zo bereikbaar worden.

Bij elk binnenkomende telefoongesprek denkt de IVR eerst: mag ik doorverbinden, kan ik doorverbinden, naar wie moet ik doorverbinden of moet ik een melding afspelen of eerst nog iets vragen.

De meer geavanceerde IVR systemen kunnen ook gebruik maken van stemherkenning waardoor je gesproken opdrachten aan het systeem kunt geven. Onze IVR is gekoppeld aan de Google Dialogflow voicebot, waarmee je slimme spraakbots kan programmeren die een gesprek automatisch afhandelen. De Google Dialogflow voicebot kan producten en opdrachten begrijpen op meerdere niveaus en zo klanten helpen. Ook kan Google Dialogflow oproepen doorverbinden.

Je vind een IVR systeem vaak bij financiële instellingen die veel spraakoproepen krijgen. Door een binnenkomend telefoongesprek snel naar de juiste afdeling door te verbinden of automatisch af te handelen wordt geld bespaard en een hoge mate van klanttevredenheid bereikt. Een IVR vermindert zo teleurstelling als klanten bellen naar deze financiële instelling.

Telecomoperators en carriers gebruiken een IVR voor een missed call alert. Als een gesprek niet beantwoord is dan ontvangt de gebruiker een sms met een missed call alert met het tijdstip van het gesprek.

Ook veel webshops en e-commerce bedrijven willen een eigen IVR instellen om zo automatische routering te krijgen over inkomende telefoongesprekken en niet meer afhankelijk te zijn van SaaS oplossingen die net wel of niet doen wat verwacht wordt.

Belfabriek levert een interactive voice response systeem als eigen platform. Je kan deze IVR in je eigen datacentrum hosten op eigen servers of kiezen voor een volledig door ons beheerd IVR in ons datacentrum. Wij verzorgen binnenkomende en uitgaande telefonie door een SIP trunk.

Wij geven je toegang tot de broncode en kan deze zelf op maat programmeren of wij programmeren een API voor je zodat je zelf tegen deze API praat vanuit je software: deze keuze is aan jou. Wij programmeren een IVR precies zoals jij dat wilt.

Heb je zelf veel medewerkers op kantoor dan is een IVR een aantrekkelijke oplossing. Alle gesprekken blijven lokaal en worden op je eigen netwerk afgehandeld en je hebt volledige controle. Zo krijg je precies wat je wilt, en heb je ook geen software die meer doet dan dat. Je IVR blijft stabiel en voldoet exact aan je wens. Ook callcenters kunnen zo een geheel eigen IVR platform programmeren voor klantondersteuning op meerdere niveaus (multi level IVR).

Dit klinkt allemaal wellicht wat technisch en overweldigend, maar de onderstaande voorbeelden laten zien hoe dit in de praktijk werkt en hoe bedrijven en organisaties van klein tot groot gebruik maken van deze mogelijkheden.

  • De beller welkom heten 
    Een IVR kan jouw bellers begroeten met een vriendelijk, vooraf opgenomen bericht. Met een welkomsttekst stelt de IVR de beller meteen op zijn of haar gemak. Omgekeerd bijvoorbeeld buiten openingstijden wanneer niemand beschikbaar is, kan een IVR een bericht afspelen waarin de beller wordt vertelt wanneer je wel bereikbaar bent of hoe je bereikbaar bent in het geval van spoed. Meer over het belang van welkomst en gesloten berichten en hoe je die het best inricht lees je in dit artikel.

  • De beller naar de juiste medewerker doorverbinden 
    Bellers kunnen automatisch naar de juiste medewerker worden doorverbonden. Zo kan IVR je bellers geheel automatisch doorverbinden naar het dichtstbijzijnde filiaal, op basis van het netnummer van de beller of door hen te vragen de cijfers van de postcode in te toetsen. Ook kun je bellers naar verschillende afdelingen doorverbinden met behulp van een IVR. Hierbij krijgt de beller een lijst met keuzes te horen waaruit zij kan kiezen met behulp van de toetsen op de telefoon; het bekende “toets 1 voor...”.

    Worden alle bellers door één groep collega's beantwoord en wil je het werk gelijkmatig over de beschikbare medewerkers verdelen? Ook dat kan een IVR automatisch doen. Binnenkomende gesprekken worden automatisch doorverbonden naar de medewerker die het langst geen gesprek heeft gehad.

  • De telefonische klantenservice automatiseren 
    Wanneer je vaak dezelfde vragen moet beantwoorden met hetzelfde antwoord dan biedt de IVR uitkomst. Neem antwoorden op veelvoorkomende vragen als ingesproken berichten op en biedt deze via de IVR aan. Je kunt na het afspelen van dit opgenomen antwoord de beller alsnog de keuze geven door de IVR doorverbonden te worden met een medewerker voor verdere vragen.

  • Hoge belvolumes verwerken 
    Een IVR kan een onbeperkt aantal gesprekken tegelijkertijd aan en zet bellers in de wacht waar nodig. Blijkt de wachtrij te lang te zijn dan kan je bellers de mogelijkheid bieden om een voicemail in te spreken.

De voordelen van een IVR

Eeen IVR biedt veel meer opties dan een gewone telefooncentrale doet. Of je nu een 0800/078 of een lokaal nummer gebruikt, wanneer je je telefoonnummer via Belfabriek laat aansluiten heb je de beschikking over al deze IVR-functies en nog veel meer !

Nog meer voordelen van een IVR? Waarom zou iedere ondernemer dit moeten gebruiken ?

  • Vergroot de klanttevredenheid.
    Doordat je het gesprek begint in de IVR met een vriendelijk welkomstbericht en bellers niet vaker worden doorverbonden dan nodig is, komen zij al met een veel positievere instelling bij je medewerker terecht. Wanneer een effectieve IVR er voor zorgt dat bellers direct bij de juiste persoon terechtkomen, krijgen bellers ook sneller antwoord op vragen en kunnen problemen direct worden opgelost. Dit zorgt voor tevreden klanten en tevreden collega's !

  • Werkt efficiënter 
    Wanneer bellers veel vaker direct met de juiste medewerker worden doorverbonden, betekent dat ook voor collega's dat zij veel minder vaak vragen krijgen waar zij geen antwoord op weten of waarvoor zij de beller moeten doorverbinden naar iemand anders. Dit betekent dat iedereen zich kan concentreren op het eigen specialisme en zich meer in de diepte kan ontwikkelen.

  • Bespaart kosten en is winstgevend 
    Met een goed ingericht IVR systeem is de werklast voor iedereen veel lichter. En omdat je vragen sneller beantwoordt en problemen sneller oplost houden medewerkers meer tijd over voor andere belangrijkere zaken.

  • Versterk je imago 
    Een snelle klantenondersteuning bij binnenkomende telefoongesprekken door de IVR laat zien dat jouw bedrijf een professionele organisatie is. Je wekt daarmee het vertrouwen van de bellers.

Veelgestelde vragen

Is jullie IVR single of multi level IVR?

Onze IVR is precies wat jij wilt: single of multi level IVR.

Leveren jullie ook IVR aan de financiële sector?

Wij leveren ook aan financiële instellingen en zijn bekend met alle geldende eisen.

Leveren jullie ook IVR aan telecomoperators en carriers ?

Wij leveren ook aan telecomoperators en carriers en zijn bekend met alle geldende eisen.

Hoeveel mensen kunnen in de wacht staan bij een IVR ?

Dit is afhankelijk van de hoeveelheid beschikbare telefoonkanalen.

Kan ik zelf een IVR programmeren?

Je kan met onze IVR helemaal zelf alles op maat programmeren en configureren (C##) of wij programmeren een API voor jou.

Kan ik jullie IVR koppelen aan de Google Dialogflow voicebot ?

Ons IVR systeem is gekoppeld aan de Google Dialogflow voicebot dus je kan direct beginnen. met het instellen van regels en gedragingen.

Leg jouw telefoonnummer nu vast!

Profiteer van je bezoek aan onze website om je eigen IVR-gestuurde telefoonnummer nu te registreren. Kies online uit een groot aantal beschikbare 0800-nummers (gratis voor de beller), lokale nummers in heel België078 nummers of buitenlandse nummers !

Belfabriek Telefoon Systeem

Het meest uitgebreide telefoonsysteem wat er is. Vanuit de cloud. Werkt met al je toestellen: vast, mobiel, thuis of op de zaak.

system-hard-phone-thumb

Bureautoestel

Een voorgeconfigureerd toestel voor een plug'n'play ervaring

system-soft-phone-thumb

Softphone

Beantwoord gesprekken en bel uit vanaf je bestaande mobiele telefoon of computer

system-web-interface-thumb

Webinterface

Beheer alle nummers en aansluitingen online

system-mobile-apps-thumb

Mobiele apps

Zet jezelf op beschikbaar of niet beschikbaar om telefoongesprekken te ontvangen

Vast Nummer op Mobiel

Je gesprekken rechtstreeks op je mobiele telefoon

Probeer vrijblijvend

Tevreden Belfabriek telefonie klanten: