Comment mettre en place un contact client parfait pour votre boutique en ligne ?

Vous avez créé votre site web, l'approvisionnement en stock et la livraison des commandes sont organisés, et les premières commandes sont peut-être même en train d'arriver. Mais avez-vous organisé correctement votre contact client hors ligne ?

Les clients d'une boutique en ligne ne souhaitent pas tous être en contact avec vous exclusivement par courrier électronique, formulaires en ligne, forums ou chat. Les clients doivent savoir que des personnes réelles travaillent derrière votre vitrine numérique.

Pour de nombreux clients, l'absence de possibilité de contact direct est même une raison de quitter à nouveau votre boutique en ligne. Vous perdez un client qui était prêt à acheter !

Tout cela peut être facilement résolu en plaçant un numéro de téléphone convivial sur votre site web.

Dans ce cas, un numéro de téléphone donne à vos clients la possibilité d'établir le contact dont ils ont besoin : poser une question importante pour eux, recevoir une attention personnelle et une réponse rassurante.

Et pourtant, cela ne doit pas se faire au détriment de votre propre productivité. En particulier pour une boutique en ligne débutante ou de petite taille, il est important d'équilibrer le contact avec les clients et les autres activités.

Tout cela peut se faire en un rien de temps, sans avoir à investir dans de nouveaux téléphones, centraux ou réseaux.

Nous vous montrons comment dans cet article.

Le contact téléphonique idéal avec les clients d'une boutique en ligne

Avant de parler de la mise en place d'un contact client pour une boutique en ligne, il est important de considérer les conditions que ce contact client téléphonique doit remplir.

Nous énumérons ci-dessous les principales exigences d'un tel service, les problèmes les plus courants et la manière de les résoudre facilement.

Une accessibilité parfaite

Tout d'abord, le téléphone du service clientèle doit bien sûr être accessible. Cela peut sembler évident, mais en tant que jeune ou petite boutique en ligne, vous n'êtes probablement pas au bureau toute la journée. Vous avez des rendez-vous avec les fournisseurs, vous devez traiter les commandes, mettre à jour les comptes et bien plus encore. Vous voulez littéralement être disponible là où vous êtes à ce moment-là. Vous devez être en mesure de répondre à vos appels sur la route ou à domicile aussi facilement qu'au bureau.

Si votre magasin est déjà un peu plus grand et que vous avez du personnel, vous voulez pouvoir transférer facilement les appels aux différents départements ou employés, même s'ils se trouvent dans un autre endroit.

Un numéro d'entreprise national ou surtaxé est une solution parfaite dans ces cas, car il s'agit d'un numéro de téléphone virtuel. Cela signifie que les personnes qui appellent votre numéro de service sont renvoyées vers un numéro que vous avez défini. Cela se fait de manière totalement automatique, sans que l'appelant ne s'en aperçoive.

Vous ne pouvez être vraiment flexible que si vous pouvez changer rapidement et facilement votre numéro d'appel direct à chaque fois que vous en avez besoin.

Les clients de Belfabriek peuvent le faire en temps réel, aussi souvent que nécessaire et sans frais supplémentaires, grâce à notre outil téléphonique ou via notre site web.application gratuite de gestion des numéros de téléphone mobile pour iOS ou Android.

Fonctionnalité importante

Tout comme votre boutique en ligne, vous souhaitez également que votre contact téléphonique soit professionnel. Par exemple, vous souhaitez que vos appelants soient accueillis de manière appropriée par un texte de bienvenue préenregistré, qu'ils soient placés dans une salle de réunion de l'entreprise.file d'attente lorsque vous êtes en ligne, ou de les transférer automatiquement vers votre ordinateur.répondeur numérique afin que vous puissiez continuer à parler à ces clients plus tard.

Tous ces services, et bien d'autres encore, sont assurés par la Commission européenne.Système de réponse vocale interactive (IVR) qui transfère également vos appels.

Vous décidez dequelles fonctions que vous utilisez. Vous pouvez également modifier ces paramètres à tout moment. Vous avez ainsi le contrôle total de votre numéro et vous êtes assuré qu'il est toujours adapté de manière optimale aux besoins de votre entreprise.

Statistiques d'appels

Bien sûr, pour votre site web, vous suivez exactement le nombre de personnes qui le visitent chaque jour, d'où elles viennent, combien de temps elles restent sur votre site et bien plus encore. C'est ainsi que vous pouvez enfin optimiser votre boutique en ligne.

Mais pourquoi ne pas faire de même avec votre service téléphonique ?

Imaginez comment vous pouvez améliorer le service téléphonique de votre boutique en ligne, si vous savez exactement d'où viennent vos appelants, quels sont les jours et les heures les plus fréquents, et combien d'appelants raccrochent avant que vous n'ayez eu le temps de répondre au téléphone.

Les clients de la Belfabriek ont un accès gratuit àdes statistiques graphiques uniques qui rendent ces données et d'autres données importantes sur les appels et les appelants instantanément accessibles. Ils peuvent même choisir d'avoir ces donnéesrégulièrement par e-mail recevoir. De cette façon, vous ne devez pas vous connecter à chaque fois et vous êtes toujours tenu au courant des données les plus importantes.

Toujours, partout, un contrôle direct sur votre numéro

Les modifications doivent être effectuées aux moments les plus inattendus et, bien entendu, vous ne pouvez pas attendre plusieurs jours ouvrables pour qu'une simple modification soit apportée aux paramètres de votre numéro.

De Belfabriek a donc beaucoup investi dans un environnement en ligne qui vous donne, en tant que titulaire du numéro, un aperçu et un contrôle total de votre numéro de téléphone. Avec nous, vous bénéficiez également d'unapplication gratuite pour votre mobile ou votre tablette, vous permettant de gérer votre numéro, même en déplacement.

Créez votre propre service de contact client parfait

Maintenant que nous avons vu quelles sont les principales attentes en matière de contact téléphonique professionnel avec les clients, il est temps de voir, étape par étape, comment mettre cela en pratique. En bref, comment choisir et demander un numéro, puis comment mettre en place son propre service clientèle.

Étape 1 : Composez un numéro

Si vous ne disposez pas encore d'un numéro de service ou d'un numéro d'entreprise national, vous devrez d'abord en choisir un et en faire la demande. Vous verrez, cela semble beaucoup plus difficile que ça ne l'est.

Commençons par examiner les types de numéros existants et ceux qui conviennent le mieux à une boutique en ligne.

Bien sûr, vous connaissez la vieille rengaineNuméros 0800mais depuis quelques années, les boutiques en ligne utilisent massivement un nouveau type de numéro : le078 numéros.

Quel est l'avantage de ces chiffres ?

Tout d'abord, les numéros 078 ne sont liés à aucun lieu ou région spécifique. Il s'agit donc de numéros qui ont un attrait national et qui font immédiatement comprendre que vous travaillez à l'échelle nationale.

Pour les appelants, les numéros 078 sont intéressants car l'appel ne coûte jamais plus cher que l'appel d'un numéro fixe ordinaire.

En même temps, les numéros 078 sont moins chers pour vous en tant que titulaire de numéro qu'un numéro 0800, car vous n'êtes pas facturé pour tous les coûts des appels.

Ces numéros 078 sont demandés et attribués individuellement. Ces dernières années, la demande de numéros 078 a augmenté à tel point que nous avons pris un grand bloc de ces numéros en stock. Dans notre078 numéro de magasin Vous disposez donc d'un large choix de numéros disponibles que nous pouvons souvent configurer et connecter pour vous en un jour ouvrable. Vous pouvez remplir votre demande en ligne en 5 minutes.

Si vous choisissez un numéro 0800, vous trouverez des numéros sympas et des numéros de nom disponibles dansonze boutiques numériques en ligne. Une fois que vous avez trouvé un numéro qui vous plaît, vous pouvez remplir la demande en ligne en quelques minutes seulement.

Dès que nous recevons votre demande, nous nous occupons de l'enregistrement ultérieur du numéro. Une fois votre demande de numéro approuvée, nous travaillerons pour vous afin de rendre le numéro disponible.

Que vous choisissiez un numéro 078 ou préfériez un numéro 0800 traditionnel, lorsque vous enregistrez votre nouveau numéro auprès de Belfabriek, nous nous chargeons de l'application et de la connexion de votre numéro, et vous avez immédiatement accès à toutes les fonctions supplémentaires importantes.

Étape 2 : Configurer votre numéro

Maintenant que vous avez choisi un numéro et que la demande est en cours de traitement par nos soins, il est temps de penser à la mise en place de votre numéro.

Le texte de bienvenue

La première chose que les appelants entendent lorsqu'ils composent votre numéro est le texte de bienvenue. Cela permet de mettre les appelants à l'aise : ils sont connectés à votre organisation et vous faites tout votre possible pour traiter l'appel le plus rapidement et le plus facilement possible.

Lorsque vous enregistrez ce texte, veuillez choisir une voix appropriée. Il peut s'agir de votre propre voix, ou de celle d'un de vos employés, mais vous pouvez également utiliser nos voix professionnelles bon marché.

Vous trouverez ci-dessous des exemples d'enregistrements de voix d'hommes et de femmes :

Un texte de bienvenue est généralement assez court, pas plus de 5 à 10 secondes. Veuillez donc adapter votre texte en conséquence.

Notification fermée

Prévoyez également une variante de votre texte de bienvenue pour les jours et les heures où vous êtes fermé et donc non disponible. Ce texte est également appelé "message fermé". Il est enregistré séparément et seuls les appelants en dehors des heures d'ouverture entendront ce texte.

Après avoir diffusé un message fermé, vous pouvez connecter vos appelants avec votrerépondeur numérique. Il enregistre tout message de l'appelant et l'envoie ensuite à votre adresse électronique avec toutes les informations relatives à l'appel. Vous pourrez ainsi répondre à un moment qui vous convient.

Autres fonctions

Pensez également aux autres fonctions que vous souhaitez utiliser. Vous trouverez une liste complète des fonctions disponibles sur le site Web de la Commission européenne.Paramètres des numéros page de votreMon tableau de bord Belfry.

Jetez un coup d'œil dans l'environnement de démonstration. Aller àhttps://mijn.belfabriek.nl et connectez-vous avec le nom d'utilisateur et le mot de passe "demo".

Étape 3 : En route pour le lancement

Une fois que votre demande a été traitée et que votre numéro peut être mis à disposition, vous serez contacté par notre personnel. À partir de ce moment, ils travailleront avec vous pour s'assurer que votre numéro est configuré exactement comme vous le souhaitez.

À ce moment-là, vous recevrez également vos données de connexion à My Belfabriek. Vous pouvez y gérer tous les paramètres de votre numéro de service.

Avec vous, notre personnel veillera à ce que votre numéro fonctionne parfaitement dès le premier jour, conformément à vos exigences.

Préparé pour l'avenir

Même après le lancement, votre nombre virtuel augmentera avec votre boutique en ligne.

Votre boutique en ligne est en pleine expansion et vous devez répartir les appels entrants entre plusieurs employés ou départements ? Cela peut être fait rapidement et facilement, sans vous coûter un centime de plus.

Vous pouvez également ajouter facilement des succursales supplémentaires ailleurs dans le pays à votre numéro existant.

Quoi qu'il arrive, vous restez accessible à vos clients via un numéro de téléphone reconnaissable et familier.

Allez-vous vous étendre au-delà de la frontière ? Il est tout aussi facile de s'inscrire auprès de nousun numéro néerlandais, allemand ou d'un autre pays européen comme un numéro de téléphone belge. Dans ces pays également, vous avez le choix entre des numéros locaux, des numéros gratuits (les numéros belges 0800) et des numéros nationaux (les numéros belges 078).

Vos appels peuvent être acheminés où vous le souhaitez : dans le pays même ou vers votre bureau aux Pays-Bas.

Pour vos numéros étrangers aussi, vous utiliserez la plateforme Belfabriek et aurez donc accès aux mêmes fonctionnalités supplémentaires étendues.

Commencez aujourd'hui

Comme vous pouvez le constater, le début parfait d'un bon contact client pour votre site web commence aujourd'hui avec un numéro de service Belfry. Si vous voulez que votre078 numéro vous pouvez être parfaitement joignable dès demain.