Différents types de textes de messages IVR pour votre numéro de téléphone

Les numéros de téléphone virtuels que vous enregistrez auprès du Beffroi fonctionnent sur la base d'un numéro de téléphone virtuel.Réponse vocale interactive-système. Un tel IVR exécute des tâches sur la base des instructions données par l'appelant - en appuyant sur un bouton ou en laissant un message. Pour les propriétaires de numéros comme vous, cette forme d'automatisation est particulièrement pratique : votre personnel peut désormais consacrer son temps précieux à d'autres choses.

De nombreuses tâches effectuées par le SVI impliquentlecture de messages enregistrésCes textes sont également appelés textes d'annonce. Il existe de nombreux types d'annonces qui peuvent être diffusées à différents moments de l'appel. En tant que propriétaire du numéro, vous pouvez configurer exactement quels textes d'annonce doivent retentir à quel moment. Vous trouverez ci-dessous une liste des annonces les plus fréquemment utilisées. En dessous de cette liste, vous trouverez un certain nombre de conseils utiles pour tirer le meilleur parti de vos textes d'annonce.

Texte de bienvenue

Il s'agit du premier message que les appelants entendent lorsqu'ils se connectent à votre numéro. C'est le message le plus important car c'est la première impression que vous donnez. Saisissez l'occasion avec un message convivial qui accueille et met à l'aise vos interlocuteurs.

Keuzemenutekst

Lorsque vous utilisez unmenu de sélectionce message est indispensable. Pour chaque niveau de votre menu d'appel, l'appelant entendra une annonce :"choisissez 1 pour..., choisissez 2 pour parler au service..." Lorsque l'appel est finalement transféré à un membre du personnel ou à un service, le SVI diffuse également un message ("Vous êtes maintenant connecté à...".). N'oubliez pas d'inclure un texte pour les appelants qui ne font pas de choix, par exemple : "vous n'avez pas fait de choix ou votre choix n'a pas été reconnu...".

Texte de la file d'attente

Déclarer un appelanten attente parce que tout votre personnel est occupé ? Pour l'appelant, cela peut être une expérience frustrante, mais avec les textes d'appel en attente, il sait où il en est et est moins susceptible de raccrocher le téléphone :"Il y a encore... des gens qui attendent avant vous."

Lorsque le temps d'attente maximal est atteint, vous pouvez donner aux appelants la possibilité de laisser un message. C'est plus convivial que de leur demander de rappeler.

Un conseil : donnez aux appelants pressés la possibilité de quitter la file d'attente plus tôt etlaisser un message. Cela supprime le sentiment d'impuissance des appelants et leur donne le sentiment d'avoir un certain contrôle sur leur temps d'attente.

Texte du message du répondeur numérique

Avec cette annonce, vous indiquez aux appelants qu'ils peuvent laisser un message après le signal sonore. Conseil : dites-leur également ce qui se passera après l'enregistrement du message. Ce que l'appelant souhaite le plus entendre, c'est que vous écouterez le message enregistré dans les plus brefs délais et que vous y donnerez suite, notamment en téléphonant à l'appelant.

Texte de fermeture ou texte sur les heures d'ouverture

Ce type de texte informe vos appelants de vos heures d'ouverture et n'est diffusé qu'après la fermeture. Vous pourriez profiter de cette occasion pour informer les appelants des autres moyens de vous joindre.

Acheminement du code postal du texte du message

En cas d'acheminement par code postal, l'appelant doit saisir les quatre premiers chiffres du code postal. L'annonce à ce sujet demande à l'appelant de le faire et explique pourquoi :"...pour que nous puissions vous mettre en relation avec l'agence la plus proche".

Centre d'appel virtuel avec texte de message

Acentre d'appel virtuel peut distribuer les appels entrants de plusieurs façons. En fonction de la méthode choisie, il est bon d'utiliser une annonce appropriée. Auparavant, nous appelions cela l'annonce du carrousel.

Si un appelant n'a rien à faire et qu'il est transféré automatiquement, signalez-le avec un texte tel que"Nous vous mettrons en relation avec le prochain employé disponible."

Si les appels sont distribués sur la base de qualités spécifiques des employés, par exemple dans le cas de spécialistes ou de consultants, vous pouvez demander aux appelants de saisir une extension :"Composez le numéro de boîte de l'employé à qui vous souhaitez parler."

Une voix chaleureuse et polie

Le Beffroi vous permet d'enregistrer vos propres messages d'annonce. Nous vous recommandons d'utiliser cette fonction avec précaution, car les messages enregistrés sont entendus par des centaines ou des milliers d'appelants et constituent la carte de visite de votre entreprise.

Si votre entreprise est fortement liée à la personnalité du propriétaire, il est hautement souhaitable de lui confier la voix off de vos annonces SVI. Si vous voulez créer une image neutre-professionnelle, choisissez la voix la plus agréable que vous puissiez trouver.

Les messages téléphoniques réussis doivent de préférence être dépourvus d'accents et prononcés par une personne à la voix chaleureuse. Il n'y a pas de honte à ce qu'un employé junior s'avère avoir la meilleure voix. Pour un effet maximal, engagez un acteur vocal professionnel qui reflète votre image et préserve votre réputation. Ecoutez icidémos des meilleurs acteurs vocaux ou appelez-nous gratuitement pour obtenir des réponses à vos questions :0800-77899.