Comment mettre en marche mon répondeur numérique ?

Il y a quelque temps, nous avons publié un article avecstatistiques remarquables. Des études ont montré que 60 % des entreprises ne répondent presque jamais au téléphone pendant les heures de bureau. Un simple calcul montre qu'il peut s'agir de dizaines de milliers d'euros de ventes perdues.

Une bonne raison d'agir. L'un des éléments gratuits les plus précieux du Beffroi à cet égard est larépondeur numérique.

Si tous vos employés sont occupés et que la file d'attente est trop longue, le répondeur numérique (parfois aussi appelé Voice2e-mail) permet aux appelants de laisser un message. Vous recevrez ensuite l'enregistrement sonore par e-mail. Dans cet article, nous allons vous parler des avantages de cette fonction et du fonctionnement du répondeur numérique. Bien entendu, nous fournissons également un plan pratique, étape par étape, pour activer votre propre répondeur numérique.

Les avantages d'un répondeur numérique

L'avantage le plus important du répondeur numérique est le vôtre. L'étude mentionnée plus haut a montré qu'un appelant sur quatre qui ne parvient pas à joindre votre organisation appelle un concurrent. Avec le répondeur numérique, vous donnez à ces appelants la possibilité de laisser un message et vous les rappelez dès que vous avez la possibilité de le faire. Voici un résumé des avantages du répondeur numérique dans votre entreprise :

• Manquer moins d'appels

• Vos interlocuteurs vous considèrent comme plus accessible

• Vous montrez que vous avez le sens du service en retournant les appels rapidement.

Autant de raisons d'activer cette fonction très pratique. Nous vous montrerons que c'est simple et rapide. Mais d'abord, voyons comment fonctionne le répondeur numérique. Qu'entend l'appelant, quand et comment obtient-on le fichier son ?

Comment fonctionne le répondeur numérique

Vous programmez cette fonction pour qu'elle soit activée automatiquement en cas de besoin, par exemple lorsque votre bureau est fermé, lorsqu'il n'y a pas de réponse dans les 15 à 20 secondes ou lorsque toutes les lignes sont occupées et que la file d'attente dépasse une longueur maximale. Dans ce dernier cas, une recommandation générale est de ne pas laisser plus de huit appelants en attente avant un appelant. S'il y a plus de huit appelants dans la file d'attente, il est conseillé de faire transférer l'appelant directement sur le répondeur numérique.

Une fois que vous avez choisi les moments où cette fonction est activée, il est important de créer des textes d'annonce appropriés pour l'accompagner.

Exemples :

• "Nous sommes actuellement fermés. Vous pouvez nous joindre du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00. Vous pouvez également laisser un message après la tonalité. Nous vous rappellerons dès que possible."

• "En ce moment, le service téléphonique est très occupé. Par conséquent, veuillez réessayer plus tard. Une autre option consiste à laisser votre message après la tonalité. Nous vous rappellerons dès que possible."

• "Pour le moment, nous ne sommes pas en mesure de répondre au téléphone, nous vous demandons de réessayer plus tard. Veuillez réessayer plus tard. Une autre option consiste à laisser votre message après la tonalité. Nous vous rappellerons dès que possible."

Il ne s'agit que de quelques exemples, que vous pouvez personnaliser pour votre propre usage. Il est également possible de laisser le texte par défaut du Beffroi : "Bienvenue sur notre boîte vocale automatique, vous pouvez nous laisser un message après le bip."

Vous pouvez enregistrer vos textes vous-même, mais vous ferez bien sûr la meilleure impression avec un acteur vocal professionnel. De Belfabriek vous offre une réduction sur les services de professionnels de la voix. Veuillez contacter notre service clientèle au 0800-77899 pour plus d'informations.

Vous recevrez automatiquement par e-mail le message enregistré de l'appelant sous la forme d'un fichier audio que de nombreux logiciels peuvent lire.

Votre organisation compte-t-elle plusieurs départements ou branches ? Il est également possible de configurer le répondeur numérique de manière à ce que chaque département ou succursale dispose d'une configuration distincte pour cette fonction. De cette manière, le responsable concerné reçoit des e-mails contenant les enregistrements sonores pour son département. Il est également possible d'envoyer les enregistrements sonores à plusieurs adresses électroniques simultanément.

Ce que dit le courriel

Comme déjà mentionné, vous recevrez le message vocal enregistré par e-mail. Vous trouverez cet enregistrement joint à l'e-mail. En outre, dans l'e-mail lui-même, vous trouverez des informations détaillées sur l'appelant et la conversation :

• Numéro de l'appelant

• Le numéro appelé par l'appelant

• L'heure de l'enregistrement

Le cas échéant, l'e-mail indiquera également le choix effectué par l'appelant dans le menu de sélection. Si vous avez activé la fonction de routage par code postal, vous verrez également le code postal que l'appelant a saisi. De cette façon, vous savez à peu près dans quelle région ou quel endroit se trouve l'appelant et vous pouvez prendre les mesures appropriées.

Activez votre répondeur numérique

Maintenant que vous savez comment fonctionne le répondeur numérique et que vous connaissez ses avantages, il est temps d'activer cette fonction gratuite. Pour ce faire, il suffit de suivre les étapes ci-dessous :

1. Connectez-vous àMon Beffroi

2. Dans le menu supérieur, cliquez surParamètres des numéros

3. Sur la page de gestion des modules, définissez l'optionrépondeur numérique à

4. Saisissez ensuite l'adresse électronique à laquelle vous souhaitez recevoir les enregistrements.

5. Cliquez sur le bouton en bas de la page.Sauvez

Nos experts veilleront ensuite à ce que cette fonction fonctionne parfaitement. Vous avez encore des questions sur le répondeur numérique ou vous avez besoin d'aide pour l'activer ? Notre service clientèle amical est disponible pendant les heures de bureau. Contactez-nous via0800-77899.