Welkomstbericht

Zodra een beller je Belfabriek-nummer kiest, start het welkomstbericht automatisch voordat het gesprek naar je team wordt doorgeschakeld. Terwijl de beller je begroeting hoort, belt het systeem op de achtergrond al de toestellen van je medewerkers, zodat er meestal iemand klaarstaat om op te nemen op het moment dat de begroeting eindigt. De beller ervaart daardoor geen extra wachttijd.

Jij bepaalt volledig wat er in het bericht wordt gezegd. Dat kan een eenvoudige begroeting zijn met enkel je bedrijfsnaam, een compliance-mededeling over gespreksopname, een vermelding van je openingstijden of een korte aankondiging over een lopende campagne. Je kunt deze elementen ook combineren tot één bericht, en de lengte mag zo kort of zo uitgebreid zijn als voor jouw situatie zinvol is.

Er zijn drie manieren om aan je welkomstbericht te komen. De snelste optie is om het bericht zelf in te spreken op je mobiele telefoon en het audiobestand naar ons op te sturen — persoonlijk en kosteloos. Voor een resultaat van uitzendkwaliteit kun je ook een professionele stemacteur inhuren. Of je kiest voor onze tekst-naar-spraak-assistent, die binnen seconden een natuurlijk klinkend bericht genereert op basis van de tekst die je invoert.

Verreweg de meeste klanten kiezen voor de tekst-naar-spraak-assistent, omdat de stemkwaliteit tegenwoordig zo hoog is dat een stemacteur nauwelijks nog iets toevoegt. Daarnaast is het gratis en zijn aanpassingen eenvoudig: wijzigt een telefoonnummer of een openingstijd, dan pas je simpelweg de tekst aan en staat het nieuwe bericht binnen enkele seconden klaar.

Een welkomstbericht hoeft niet het hele jaar hetzelfde te blijven. Je kunt het moeiteloos aanpassen voor Kerst, Pasen, de zomervakantie of elk ander moment waarop een andere toon beter past. Sommige bedrijven vervangen hun bericht tijdens marketingcampagnes, bijvoorbeeld met een regel als: “Deze maand krijgt u 20% korting op uw eerste bestelling — noem deze aanbieding gerust wanneer u ons team spreekt.”

Omdat een update met tekst-naar-spraak binnen enkele minuten gereed is, is er geen reden om een verouderd bericht te laten staan. Door je welkomstbericht regelmatig te verversen houd je het fris en relevant, en bellers merken dat verschil op.

Het welkomstbericht is de eerste stap in je bredere gespreksflow. Na de begroeting kun je bellers bijvoorbeeld door een telefoonmenu leiden waarin ze een afdeling kiezen, in een wachtrij plaatsen als alle lijnen bezet zijn, of direct doorsturen naar je team. Buiten kantooruren kan een kalendergebaseerde routering een ander bericht met je openingstijden laten afspelen en een voicemail aanbieden.

Voor bedrijven met internationale telefoonnummers kun je per nummer een ander welkomstbericht instellen: Nederlands voor je Belgische nummer, Engels voor je Britse nummer en Duits voor je Duitse nummer, steeds met de juiste taal en toon voor die doelgroep.

Het welkomstbericht is standaard en zonder extra kosten inbegrepen bij elk Belfabriek-nummer.

Deze feature werkt op elk Belgisch telefoonnummer en op al onze internationale telefoonnummers, dus je hoeft nooit te kiezen tussen functionaliteit en bereik.