Telefoonmenu (IVR)

Wanneer een beller je nummer kiest, hoort hij of zij een korte prompt, bijvoorbeeld: “Voor verkoop druk 1, voor ondersteuning druk 2, voor alle andere vragen druk 3.” Op basis van die keuze stuurt het systeem het gesprek automatisch door naar de juiste bestemming, of dat nu een vast telefoonnummer is, een compleet team, een wachtrij of een voicemail.

Jij bepaalt vooraf welke opties je aanbiedt, welke tekst er wordt ingesproken en waar elke keuze naartoe leidt. Wij programmeren het menu vervolgens en activeren het op je nummer. Wil je het menu op een later moment aanpassen, dan neem je contact op met onze support en is de wijziging binnen één werkdag live — zonder gedoe en zonder extra kosten.

De stem die je bellers horen kun je op drie verschillende manieren laten maken. Verreweg de meeste klanten kiezen voor onze tekst-naar-spraak-assistent: je typt simpelweg de tekst in, kiest een stem die bij je bedrijf past en de prompt staat binnen enkele minuten klaar. De kwaliteit is inmiddels zo hoog dat het verschil met een echte stem nauwelijks hoorbaar is.

Geef je toch de voorkeur aan een menselijke stem, dan kun je het bericht zelf opnemen op je telefoon en het audiobestand naar ons toesturen, of een professionele stemacteur inhuren. Dat laatste is door de huidige kwaliteit van tekst-naar-spraak alleen nog zelden nodig.

Een keuzemenu hoeft niet plat te zijn; je kunt menu’s binnen menu’s opbouwen. Een veelgebruikt voorbeeld is een eerste menu waarin bellers hun taal kiezen — druk 1 voor Nederlands, druk 2 voor Frans — waarna een tweede menu in de gekozen taal de afdelingsopties aanbiedt.

Deze opzet werkt vooral goed voor bedrijven die meerdere landen of regio’s vanuit één centraal nummer bedienen, omdat elke laag de intentie van de beller verder verfijnt totdat hij exact bij de juiste persoon uitkomt. Er is geen maximum aan het aantal niveaus, maar in de praktijk werkt het menu het prettigst wanneer je het tot twee of drie lagen beperkt.

Elke menuoptie kan worden gekoppeld aan vrijwel elk onderdeel van je gespreksflow. De meest gebruikelijke bestemmingen zijn een telefoonnummer (voor een directe verbinding met een medewerker), een wachtrij (waarbij de beller wacht op de eerstvolgende beschikbare agent) of een voicemail (waarbij de beller een bericht achterlaat).

Daarnaast kan een optie ook een opgenomen informatief bericht afspelen, een webhook aanroepen voor dynamische routering, of doorschakelen naar een volgend keuzemenu. Dankzij die flexibiliteit bouw je net zo makkelijk een eenvoudig menu met twee opties als een uitgebreide, meerlaagse gespreksflow met integraties — precies wat je bedrijf op dat moment nodig heeft.

Een telefoonmenu is standaard en zonder extra kosten inbegrepen bij elk Belfabriek-nummer. Het maakt daarbij niet uit of je kiest voor een eenvoudig menu met twee opties of voor een uitgebreide, meertalige opzet met meerdere niveaus: de functionaliteit is volledig beschikbaar voor alle klanten.

De feature werkt op elk Belgisch telefoonnummer en op al onze internationale telefoonnummers, dus je hoeft nooit te kiezen tussen functionaliteit en bereik.