Duitsland
Frankrijk
Italië
Nederland
Oostenrijk
Polen
Spanje
Verenigd Koninkrijk
Verenigde Staten
ZwedenEén nummer op je bord, vier teams erachter.
Een keuzemenu vraagt de beller één ding — voor welke afdeling hij belt — en stuurt het gesprek meteen de goede kant op. Geen doorverbinden, geen tweede keer je vraag uitleggen, en geen collega die de telefoon aanneemt voor iets waar hij niets mee kan.
Een gesprek door het menu
"Welkom bij Janssens. Voor verkoop toets 1, voor support 2, voor de administratie 3."
- 1 Verkoop team · 4 toestellen
- 2 Support wachtrij
- 3 Administratie mobiel nummer
- — Niets getoetst terug naar het begin
Elke keuze wijst naar een bestemming: een team, een wachtrij, een nummer, een voicemail of een volgend menu. Wie niets toetst, hoort het menu nog een keer en komt daarna bij de bestemming die jij als terugval hebt ingesteld.
Doorverbinden is het duurste deel van een gesprek
Niet omdat het lang duurt, maar omdat het twee keer gebeurt: de beller legt zijn vraag uit aan iemand die er niets mee kan, en daarna nog een keer aan iemand die dat wel kan. Ondertussen zijn er twee mensen bezig met één gesprek.
De verkeerde mensen worden gestoord
Wie toevallig opneemt, is degene die wordt onderbroken — meestal iemand die er niet over gaat. Bij een paar gesprekken per dag valt dat weg; bij dertig is het een halve dag aandacht die niemand terugkrijgt.
De beller vertelt het twee keer
En de tweede keer korter en geïrriteerder dan de eerste. Dat is het moment waarop een gesprek dat goed begon, alsnog moeizaam wordt — nog voordat iemand aan zijn eigenlijke vraag toekomt.
Je weet niet waar het volume zit
Zonder menu komt alles op één hoop binnen. Met een menu zie je hoeveel mensen op 1 drukken en hoeveel op 2 — en dus welk team het eerst omvalt als het drukker wordt.
Vier stappen, en wij doen de eerste drie
Een menu is geen instelling maar een gespreksflow, en die bouwen wij voor je op. Wat je daarna zelf doet, is de bestemmingen erachter verzetten — dat gaat vanuit je dashboard, zoals bij al je andere routering.
- Stap 1
Je geeft de opties door
Welke keuzes je wilt aanbieden en waar elke keuze naartoe moet. Drie of vier is bijna altijd genoeg.
- Stap 2
De tekst wordt een stem
Je typt de prompt en kiest een stem in de tekst-naar-spraak-assistent. Zelf inspreken of een stemacteur inhuren kan ook.
- Stap 3
Wij bouwen de flow
Wij programmeren het menu, de terugval en de doorverbindingen, en zetten het op je nummer.
- Daarna
Jij verzet de bestemmingen
Een team dat verandert, een nummer dat anders moet: dat doe je zelf en het geldt direct — nog tijdens het gesprek dat op dat moment binnenkomt.
Hetzelfde menu, een ander invoerapparaat
We verkopen ook een virtuele receptionist, en die doet precies dit — alleen zegt de beller “support” in plaats van een 2 in te toetsen. Dezelfde lijst, dezelfde bestemmingen, dezelfde voorspelbaarheid. Wat je kiest hangt af van je bellers, niet van wat er nieuwer is.
Toetsen
De beller drukt een cijfer. Er valt niets verkeerd te verstaan.
- Werkt met lawaai op de achtergrond
- Werkt voor wie niet wil of kan praten
- Werkt in elke taal en elk accent
- Vraagt wel dat iemand de opties onthoudt
Uitspreken
De beller zegt waarvoor hij belt. Geen toetsenblok zoeken in de auto.
- Niemand hoeft een cijfer te onthouden
- Ook geschikt voor langere lijsten
- Kan misverstaan worden — terugval is essentieel
- Je kiest de taal van de herkenning
Vier keuzes bepalen of je menu werkt
De techniek is het makkelijke deel. Deze vier bepalen of een beller er soepel doorheen komt of afhaakt.
Hoeveel opties je aanbiedt
Drie of vier. Bij vijf en meer is de eerste optie vergeten voordat de laatste is voorgelezen, en drukt iemand maar wat.
Heb je meer afdelingen dan opties, groepeer ze dan en splits pas in een submenu.
In welke volgorde ze staan
De meestgekozen optie eerst. Dat scheelt de meeste bellers het uitluisteren van de rest, en het is de enige wijziging die je zonder nieuw script kunt doen.
Na een maand zie je in je statistieken of je volgorde klopt met de werkelijkheid.
Wat elke keuze achter zich heeft
Een team, een wachtrij, een mobiel nummer, een voicemail of een volgend menu. Een keuze die naar een lege lijn wijst, is erger dan geen keuze.
Zet achter elke optie iets dat gegarandeerd opneemt, ook ’s avonds.
Wat er gebeurt als er niets wordt getoetst
Een vaste lijn, een wachtrij of nog een keer het menu. Dit is de instelling waar de meeste bellers verdwijnen, en de enige die niemand test.
Bel je eigen nummer en druk niets in. Dat is de hele test.
Onderdeel van Klantenservice
Het keuzemenu zit zonder extra kosten in Klantenservice, voor maximaal acht mensen voor €49 per maand. Het maakt daarbij niet uit of je kiest voor een eenvoudig menu met twee opties of voor een uitgebreide, meertalige opzet met meerdere niveaus. Wil je weten wat een IVR precies is, lees dan Wat is een IVR?, en voor een klantvriendelijke opzet onze tips voor een klantvriendelijk keuzemenu.
De functie werkt op elk Belgisch telefoonnummer en op al onze internationale telefoonnummers, dus je hoeft nooit te kiezen tussen functionaliteit en bereik.
Over het keuzemenu
Technisch meer dan je moet willen. In de praktijk drie of vier, met submenu’s eronder als je echt meer nodig hebt. Een menu waar iemand doorheen moet luisteren, kost je de beller die je probeerde te helpen.
Dat hangt ervan af wat je verandert. De bestemmingen achter de opties verzet je zelf, in realtime — een collega die uitvalt, een nummer dat vandaag anders moet, dat regel je in je dashboard en het geldt meteen. Wil je het menu zélf anders — een optie erbij, een andere volgorde, nieuwe tekst — dan bouwen wij dat om, en dat staat er de volgende werkdag op.
Ja. Het menu hangt aan het nummer, niet aan het land. Je kunt per nummer een ander menu in een andere taal zetten, met achter de opties dezelfde of juist andere teams.
Het menu nog één keer, en daarna wat jij als terugval hebt ingesteld. Laat dat nooit een doodlopende lijn zijn — mensen bellen ook vanaf een vaste telefoon waar toetsen niet altijd doorkomen.
Ja. Een voicebot is een bestemming zoals een team of een wachtrij, dus je kunt bijvoorbeeld optie 3 naar een bot sturen die bestellingen aanneemt en de rest naar mensen.
Je stuurt ons de gewenste menuopties en geeft aan waar elke optie naartoe moet routeren. Wij programmeren vervolgens het volledige menu en activeren het op je nummer.
De meeste klanten maken de prompt met onze tekst-naar-spraak-assistent: je typt de tekst, kiest een stem en de opname is direct klaar. Wil je liever een eigen stem gebruiken, dan kun je het bericht zelf opnemen en het audiobestand naar ons toesturen.
Ja, menu’s kunnen zonder beperking worden genest. Een veelgebruikte opzet is bijvoorbeeld een taalmenu gevolgd door een afdelingsmenu, en er is geen maximum aan het aantal niveaus dat je kunt gebruiken.
Ja, elke optie kan worden gekoppeld aan een telefoonnummer, wachtrij, voicemail, opgenomen bericht, webhook of een volgend menu. Zo bouw je precies de gespreksflow die bij de werkwijze van je bedrijf past.
Ja, dat is een veelgebruikte opzet. Je kunt bellers eerst hun taal laten kiezen — druk 1 voor Nederlands, druk 2 voor Frans — waarna ze in de gekozen taal de afdelingsopties te horen krijgen.
Nee, het keuzemenu zit zonder meerkosten in Klantenservice, ongeacht het aantal opties of niveaus dat je gebruikt.
