Gespreksnotities

Onder elk gesprek in je gespreksoverzicht zit een notitieveld waarin je klikt, je notitie typt en het resultaat opslaat, waarna de notitie permanent aan dat gesprek gekoppeld blijft. Je voegt hem toe tijdens het gesprek, direct erna, of pas uren later wanneer je iets belangrijks bedenkt.

Notities zijn platte tekst en zijn bedoeld voor snelle vastlegging, waarbij één of twee zinnen meestal genoeg zijn. Zinnen als “Klant wil vernieuwingsopties, vrijdag opvolgen” of “Klacht over bezorging #4521, escaleren naar logistiek” werken uitstekend, doordat ze kort, duidelijk en meteen actiegericht zijn.

Gespreksnotities zijn niet privé, omdat iedereen met toegang tot het gespreksoverzicht notities kan lezen en toevoegen. Dit maakt overdrachten soepel, doordat een collega die het volgende gesprek van dezelfde klant opneemt meteen kan zien wat er eerder is besproken en waar de vorige gesprekspartner is gebleven.

Voor verkoopteams betekent dit dat de vraag “heeft iemand al met deze lead gesproken?” verdwijnt, terwijl ondersteuningsteams voorkomen dat klanten hun probleem bij elke nieuwe medewerker opnieuw moeten uitleggen. De context reist mee met het gesprek in plaats van met de persoon die toevallig opnam.

Gespreksnotities komen het best tot hun recht in combinatie met andere functies. Markeer een gesprek als belangrijk en voeg een notitie toe die uitlegt waarom, of luister de gespreksopname terug om een detail te verifiëren voordat je schrijft. Met gespreksanalyse spoor je gesprekken op die aandacht nodig hebben, waarna je ze met een notitie documenteert.

Samen veranderen deze functies je gespreksgeschiedenis van een log naar een volwaardig klantinteractiedossier, waarin elk gesprek zowel auditief als tekstueel terug te vinden is.

Over weken en maanden bouwen de notities zich op tot een kennisbank waarin je op elk moment een klant kunt opzoeken, alle gevoerde gesprekken kunt zien en de bijbehorende notities kunt teruglezen. Zo krijg je een tijdlijn van de relatie waarin helder staat wat er is besproken, wat er is toegezegd en wat er nog open staat.

Voor bedrijven zonder CRM zijn gespreksnotities een licht alternatief dat direct bruikbaar is, terwijl bedrijven met een CRM ze gebruiken om details vast te leggen die in het formele systeem zouden verdwijnen voordat iemand ze nog terug kan vinden.

Gespreksnotities horen bij elk Belfabriek-nummer zonder meerkosten, waarbij er geen limiet zit op het aantal notities dat je toevoegt.

Deze functie is kosteloos inbegrepen bij elk Belgisch telefoonnummer of internationaal telefoonnummer.