Gespreksnotities

In je gespreksoverzicht heeft elk gesprek een notitieveld. Klik erop, typ je notitie en deze wordt opgeslagen — permanent gekoppeld aan dat specifieke gesprek. Je kunt een notitie tijdens het gesprek, onmiddellijk erna of uren later toevoegen als je iets belangrijks onthoudt.

Notities zijn platte tekst. Ze zijn ontworpen voor snelle documentatie — meestal is een zin of twee voldoende. “Klant wil vernieuwingsopties — volgen op vrijdag.” “Klacht over bezorging #4521 — escaleren naar logistiek.” Kort, duidelijk en actiegericht.

Gespreksnotities zijn niet privé. Iedereen in je team die toegang heeft tot het gespreksoverzicht kan notities lezen en toevoegen. Dit maakt overdrachten naadloos — wanneer een collega het volgende gesprek van dezelfde klant aanneemt, zien ze precies wat er eerder is besproken.

Voor verkoopteams betekent dit geen vragen meer stellen “heeft iemand al met deze lead gesproken?” Voor ondersteuningsteams betekent het geen klanten meer die hun probleem aan elke nieuwe agent herhalen. De context reist mee met het gesprek.

Gespreksnotities werken het beste samen met andere functies. Markeer een gesprek als belangrijk, voeg dan een notitie toe die uitlegt waarom. Luister terug naar de gespreksopname om details te verifiëren voordat je de notitie schrijft. Gebruik gespreksanalyse om gesprekken te vinden die aandacht nodig hebben, documenteer ze vervolgens met notities.

Samen transformeren deze functies je gespreksgeschiedenis van een eenvoudig logboek naar een compleet klantinteractierecord.

In de loop van weken en maanden bouwen gespreksnotities zich op tot een waardevolle kennisbank. Je kunt elk moment een klant opzoeken, elk gesprek dat ze voerden zien, en de notities die aan elk ervan zijn gekoppeld, lezen. Dit geeft je een tijdlijn van de relatie — wat werd besproken, wat werd beloofd en wat heeft nog actie nodig.

Voor bedrijven zonder CRM dienen gespreksnotities als een licht alternatief. Voor bedrijven met een CRM vullen gespreksnotities deze aan — vastlegging van details die nooit in het formele systeem belanden.

Gespreksnotities zijn gratis inbegrepen bij elk Belfabriek nummer. Er is geen limiet op het aantal notities dat je kunt toevoegen.

Deze functie is gratis inbegrepen bij elk Belgisch telefoonnummer of Internationaal telefoonnummer.