Gesprekken opnemen

Zodra je de functie inschakelt wordt elk inkomend gesprek naar je Belfabriek-nummer automatisch opgenomen, waarbij beide zijden van het gesprek in één audiobestand worden vastgelegd. Je hoort dus zowel de beller als je teamlid zonder dat er een app, een microfoon of extra hardware nodig is, doordat de opname aan de zijde van Belfabriek gebeurt.

De opnamen worden veilig opgeslagen en zijn toegankelijk via het dashboard, waar je zoekt op telefoonnummer, datum of tijd om snel het gesprek te vinden dat je nodig hebt. Speel het af rechtstreeks in de browser of download het audiobestand naar je computer. Heb je de opnamen programmatisch nodig, dan laat de API je ze automatisch naar je eigen systemen overzetten.

Gespreksopnamen horen bij de meest effectieve trainingstools die er zijn, omdat je team echte gesprekken hoort in plaats van rollenspellen met bedachte scenario’s. Een teamleider kiest drie opnamen van de afgelopen week uit en bespreekt ze in een vergadering, waarbij het team leert van echte bezwaren, echte klachten en echte successen.

Kwaliteitsbewaking werkt volgens hetzelfde principe. Besteed je gesprekken uit aan een extern callcenter of werk je met een groot team, dan laat je via opnamen controleren of gesprekken volgens je normen worden behandeld. Worden bellers goed begroet, wordt de juiste informatie gegeven en worden nalevingsprocedures gevolgd? Je hoeft niet naast elke agent te zitten, doordat de opnamen het volledige beeld geven.

Bedrijfsgesprekken gaan vaak gepaard met toezeggingen, zoals prijzen die worden genoemd, leveringsdatums die worden bevestigd en voorwaarden die worden afgesproken. Wanneer er weken later een geschil ontstaat lopen de herinneringen uiteen, terwijl een gespreksopname een objectief dossier biedt van wat er daadwerkelijk is gezegd en zo meningsverschillen snel en professioneel oplost.

Voor bedrijven in gereglementeerde sectoren kan gespreksopname zelfs een nalevingsvereiste zijn. Financiële diensten, verzekeringen, zorgverleners en juridische kantoren moeten telefoongespreksverslagen vaak een vast aantal jaren bewaren, waarbij Belfabriek je opnamen veilig opslaat en je bewaartermijnen laat instellen die bij je regelgeving passen.

Jij bepaalt hoe lang opnamen bewaard blijven door een bewaartermijn in te stellen die past bij je bedrijf, van een paar dagen tot meerdere maanden. Zodra de termijn verloopt worden de opnamen automatisch verwijderd, waardoor je opslag opgeruimd blijft en je gemakkelijker aan de AVG voldoet.

Heb je een specifieke opname nodig die je langer wilt bewaren dan de standaardtermijn, bijvoorbeeld als bewijsstuk in een lopend geschil, dan download je hem voordat hij verloopt. De API laat je opnamen daarnaast automatisch archiveren in je eigen opslag, zodat je een permanente kopie behoudt op je eigen voorwaarden.

Gespreksopname is inbegrepen bij elk Belfabriek-nummer, waarbij er afhankelijk van de bewaartermijn en het opslagvolume een klein aanvullend tarief kan gelden voor uitgebreide opslag.