Autriche
États-Unis
SuèdeSystème de file d'attente d'appels
Chaque entreprise connaît des moments de pointe où toutes les lignes sont occupées en même temps : lundi matin, les heures autour du déjeuner, une campagne de marketing qui démarre ou une période saisonnière chargée. Lorsque quelqu’un appelle à ce moment et n’entend qu’une tonalité d’occupation, cette personne raccroche et essaie chez votre concurrent.
La file d’attente de Belfabriek capture ces appelants avant qu’ils ne raccrochent, afin qu’ils ne restent pas bloqués sur une tonalité d’occupation. Ils entendent votre musique d’attente ou un message personnalisé, savent qu’ils sont en file d’attente et sont automatiquement reliés au prochain membre disponible dès qu’il se libère. De cette manière, vous ne manquez aucun appel, ne perdez aucune vente et n’avez pas de clients frustrés au téléphone parce qu’ils n’ont réussi à vous joindre qu’à la troisième tentative.
- Musique d’attente ou message personnalisé au choix
- Ordre équitable basé sur l’ordre d’arrivée
- Durées d’attente maximales et règles de débordement configurables
- S’associe avec la messagerie vocale pour les heures hors bureau
Avantages du système de file d'attente
Découvrez comment nos outils intelligents aident votre équipe à travailler plus efficacement, économisent du temps précieux et améliorent considérablement votre communication professionnelle.
Augmentez votre accessibilité
Une file d'attente donne à l'appelant la confiance qu'il attendra peu de temps, ce qui le pousse à rester plutôt que de raccrocher. Vous perdez ainsi moins d'appelants et les conversations qui restent commencent à un rythme plus calme.
Ne manquez jamais un appel
Un appel manqué peut signifier un rendez-vous, un devis ou une vente qui se termine chez quelqu'un d'autre. En capturant les appelants et en leur permettant, si souhaité, de laisser un message, vous conservez le contrôle sur le moment où vous les rappelez, sans perdre la chance.
Axé sur le client et professionnel
Quelqu'un qui n'entend qu'une tonalité d'occupation a immédiatement l'impression que vous ne le servez pas. La file d'attente inverse cette image, car l'appelant sait qu'il est arrivé et que son appel est important.
Comment fonctionne la file d'attente
Dès que quelqu’un appelle et que tous les membres de l’équipe sont occupés, la file d’attente s’active automatiquement, de sorte que l’appelant n’obtient pas une tonalité d’occupation. Il entend votre musique d’attente ou votre message choisi et est placé en file d’attente dans l’ordre d’arrivée. Dès qu’un membre de l’équipe est disponible, l’appelant qui attend le plus longtemps est relié en premier.
Vous contrôlez l’expérience complète depuis le tableau de bord Belfabriek. Vous définissez une durée d’attente maximale afin que personne n’attende indéfiniment, et vous choisissez ce qui se passe si ce délai s’écoule ou si la file d’attente est pleine : redirection vers la messagerie vocale, un message avec un numéro de rappel, ou transfert vers une destination alternative. De cette manière, le système s’adapte à votre façon de travailler plutôt que l’inverse.
Musique d'attente et messages personnalisés
Ce que les appelants entendent pendant l’attente détermine largement s’ils restent ou raccrocrochent. Une ligne silencieuse donne l’impression que la connexion a été perdue, ce qui pousse les gens à raccrocher. Avec Belfabriek, vous choisissez ce qui se joue : de la musique de fond, un accueil avec le nom de votre entreprise, une annonce de votre dernière promotion ou une combinaison de celles-ci.
Vous téléchargez vos propres fichiers audio ou laissez l’ assistant texte-à-parole de Belfabriek générer des messages d’attente professionnels en quelques secondes. Vous apportez les modifications via le tableau de bord, sans arrêt ni intervention d’un ingénieur. Certains clients mettent à jour leurs messages de file d’attente selon la saison ou la campagne, afin que l’appelant entende toujours quelque chose de pertinent.
Gérez les pics saisonniers et les campagnes
Les entreprises qui font de la publicité, lancent des campagnes ou ont un travail fortement saisonnier reconnaissent le schéma : le volume d’appels augmente rapidement et brièvement, puis revient à la normale. Embaucher du personnel supplémentaire pour chaque pic est coûteux et peu pratique, tandis que ne rien faire signifie que vous perdez une partie de la réponse à cause d’une tonalité d’occupation.
Au cours d’une campagne, le nombre d’appels entrants peut facilement tripler. Sans file d’attente, deux tiers de ces appelants entendent une tonalité d’occupation et s’en vont, tandis qu’avec une file d’attente, ils attendent et restent joignables. Combinez-le avec les statistiques d’appels de Belfabriek et vous voyez exactement combien d’appels sont arrivés, combien de temps les gens ont attendu et combien ont finalement été répondus, ce qui vous permet de mieux planifier le personnel pour la prochaine campagne.
Fonctionne avec votre configuration Belfabriek complète
La file d’attente ne fonctionne pas seule, mais s’inscrit dans votre flux d’appels complet. Vous la combinez avec un menu de sélection, afin que les appelants choisissent d’abord les ventes ou le support avant de rejoindre la bonne file d’attente. Vous ajoutez un message de bienvenue qui s’affiche avant le début de la file d’attente, ou vous configurez le routage basé sur le calendrier afin que la file d’attente soit active uniquement pendant les heures de bureau et que les appels en dehors de ces heures aillent directement à la messagerie vocale.
Sur plusieurs numéros, la file d’attente fonctionne tout aussi bien. Si vous avez, par exemple, un numéro de téléphone belge aux côtés d’une série de numéros de téléphone internationaux, chaque numéro peut avoir ses propres paramètres de file d’attente, musique d’attente et règles de débordement, tandis que tout reste géré depuis un seul tableau de bord.
Inclus dans chaque numéro
La file d’attente est incluse sans frais supplémentaires dans chaque numéro Belfabriek. Vous l’activez via le tableau de bord et décidez vous-même du niveau de son utilisation.
Cette fonction est incluse gratuitement dans chaque numéro de téléphone belge ou numéro international.
En savoir plus sur d'autres fonctionnalités
Trouvez plus d'informations sur nos fonctionnalités qui peuvent améliorer vos communications professionnelles.
Analyse d'appels
Suivez les performances des appels avec des données claires, ce qui vous permet de voir directement depuis votre tableau de bord qui a appelé, quand, pendant combien de temps et où les appels ont été …
Assistant de synthèse vocale
Saisissez votre message, choisissez une voix et une langue, et en secondes un message vocal professionnel est prêt pour les messages de bienvenue, la messagerie vocale, les files d’attente et …
Boîte à outils IVR
Construisez des flux d’appels personnalisés avec des actions structurées. Lisez l’audio, collectez les entrées, transmettez à l’IA, appelez, transférez et enregistrez, tout en étant …
Système de file d'attente — questions fréquemment posées
Trouvez des réponses claires aux questions les plus fréquentes sur la file d’attente et comment elle fonctionne dans la pratique pour votre entreprise.
Dès que tous les membres de l’équipe sont occupés et que quelqu’un appelle, la file d’attente s’active automatiquement. L’appelant entend votre musique d’attente ou votre message et est placé en file d’attente dans l’ordre d’arrivée. Dès qu’un membre de l’équipe est disponible, l’appelant qui attend le plus longtemps est relié en premier.
Oui. Vous téléchargez vos propres fichiers audio, qu’il s’agisse de musique, d’un accueil avec votre nom de marque ou d’une annonce d’une promotion. L’assistant texte-à-parole se tient prêt à générer un message d’attente professionnel en secondes, et vous pouvez modifier n’importe quoi via le tableau de bord quand vous le souhaitez.
Vous décidez. Vous définissez une durée d’attente maximale et choisissez ce qui se passe après : l’appelant est transféré à la messagerie vocale, entend un message avec un numéro de rappel ou est transféré à une destination alternative. De cette façon, personne n’attend inutilement.
Il n’y a pas de limite supérieure fixe. Le système est conçu pour gérer aussi de grands volumes, comme lors d’une campagne de marketing ou d’une période saisonnière chargée au cours de laquelle le nombre d’appelants simultanés peut augmenter considérablement.
Oui. Vous combinez la file d’attente avec un menu de sélection dans lequel l’appelant choisit d’abord le département, par exemple un 1 pour les ventes et un 2 pour le support. Chaque département obtient alors sa propre file d’attente avec une musique, des durées d’attente et des règles de débordement séparées.
Vous liez la file d’attente au routage basé sur le calendrier, afin qu’elle soit active uniquement pendant les heures de travail que vous avez définies. En dehors de ces heures, les appels vont directement à la messagerie vocale ou un message de fermeture s’affiche, le tout géré depuis le même tableau de bord.
