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SuèdeRoutage par calendrier
Chaque entreprise fonctionne selon un calendrier où les heures de bureau, les pauses, les shifts rotatives, les listes de garde, les jours fériés et les fermetures saisonnières s’alternent. La mise à jour manuelle du routage des appels chaque fois que ce calendrier change coûte du temps et s’avère infaillible, ce qui signifie que les appels arrivent à la mauvaise personne ou pas du tout.
Avec le routage basé sur le calendrier, vous automatisez complètement cela. Vous décrivez votre calendrier et Belfabriek configure le routage afin que les appels pendant les heures de bureau aillent à l’équipe et en dehors à la messagerie vocale ou à un numéro de garde. Les shifts de garde tournent-elles chaque semaine ? Le routage suit automatiquement cette rotation, sans que quelqu’un doive mettre à jour manuellement et sans qu’une mise à jour oubliée ne conduise à des appels manqués.
- Routage basé sur les heures de bureau et les shifts
- Routage automatique de la garde et des jours fériés
- Shifts rotatives et calendriers saisonniers
- Configurer une fois, puis ça tourne tout seul
Avantages du routage basé sur le calendrier
Découvrez comment nos fonctionnalités vous aident à travailler plus intelligemment, à économiser du temps précieux et à améliorer considérablement votre communication professionnelle.
Toujours à jour
Le routage suit le calendrier comme vous l'avez défini, afin que les changements de shift, les remplaçants et les jours libres soient visibles immédiatement après la mise à jour de la configuration, sans supposition ni mises à jour oubliées.
Parfait pour les shifts rotatives
Les listes de garde hebdomadaires, les équipes alternées et la couverture du week-end sont pilotées sans exception par le calendrier, qu'il s'agisse de soins de santé, du support informatique ou du monitoring 24/7.
Pas de frais administratifs
Vous n'avez plus à ajuster manuellement la destination de l'appel chaque matin ou à chaque changement de shift, car vous définissez le calendrier une fois et le routage s'adapte automatiquement jusqu'à ce que le calendrier lui-même change.
Exemples pratiques
Le routage basé sur le calendrier est surtout utilisé dans les secteurs où la disponibilité dépend fortement de la planification.
Médecins sur une ligne médicale d'urgence
Un groupe de médecins partage une ligne médicale d'urgence où chaque médecin est de service un week-end par mois. Belfabriek transfère automatiquement les appels au médecin de service, de sorte que personne n'ait à changer manuellement et qu'aucun appel ne se perde.
Bénévoles sur une ligne d'écoute
Une organisation caritative ou d'assistance gère une ligne d'écoute avec des bénévoles qui couvrent chacun leurs propres heures chaque semaine. Belfabriek transfère automatiquement les appels au bénévole de service à ce moment, de sorte que la ligne soit occupée à chaque moment convenu.
Entreprises de sécurité
Les appels urgents sont automatiquement transférés au gardien de service, de sorte que vous conservez une couverture 24/7 sans avoir à compter sur des feuilles de calcul obsolètes ou des vérifications manuelles.
Comment fonctionne le routage basé sur le calendrier
Vous établissez votre calendrier, y compris les heures de bureau, les shifts, les listes de garde et les jours fériés, après quoi Belfabriek lie chaque moment à une destination d’appel. Dès qu’un appel arrive, le système compare l’heure actuelle à votre calendrier et transfère l’appel à la bonne destination.
Un exemple concret : du lundi au vendredi entre neuf et dix-sept heures, les appels vont au bureau, tandis que le soir et le week-end, ils arrivent sur le téléphone mobile de garde. Lors des jours fériés nationaux, un message de fermeture s’affiche et l’appelant reçoit la possibilité de messagerie vocale. Vous établissez chaque règle une fois, après quoi le routage s’adapte automatiquement jusqu’à ce que le calendrier lui-même change.
Shifts rotatives et listes de garde
Pour les équipes avec un calendrier rotatif, le routage basé sur le calendrier est le plus puissant. Vous décrivez quel membre de l’équipe couvre quels jours et heures et Belfabriek transfère automatiquement les appels à la bonne personne, de sorte que celui qui est de service lundi soir reçoive les appels de lundi soir et que l’équipe du week-end reçoive les appels du week-end.
Si le calendrier change parce que quelqu’un change, prend ses vacances ou devient nouvellement rota, vous nous envoyez un message et le routage est immédiatement mis à jour. Personne n’a à plonger dans le système téléphonique ou à repositionner les transferts manuels.
Heures de bureau, jours fériés et exceptions
L’application la plus courante consiste à séparer les heures d’ouverture et de fermeture. Pendant les heures d’ouverture, les appels vont à votre équipe, tandis que les appelants en dehors de ces heures entendent un message avec vos heures d’ouverture et peuvent laisser un messagerie vocale. De cette façon, les appelants savent toujours quand ils peuvent vous appeler et votre équipe ne sera pas dérangée en dehors des heures de travail.
Les jours fériés et les fermetures spéciales fonctionnent de la même manière. Vous communiquez vos jours fériés, événements d’entreprise ou fermetures d’urgence, et le routage s’adapte ce jour-là, par exemple en jouant un message différent, en envoyant les appels à un autre numéro ou en activant directement la messagerie vocale.
Combinez avec d'autres fonctionnalités
Le routage par calendrier fonctionne avec le reste de votre flux d’appels, afin que vous puissiez ajouter un menu de sélection et une file d’attente pendant les heures de bureau. En dehors des heures de bureau, un message de bienvenue s’affiche avec vos heures d’ouverture et vous offrez une messagerie vocale, et avec une tonalité de chuchotement ajoutée, votre membre de l’équipe de garde sait immédiatement que l’appel passe par la ligne en dehors du bureau.
Les entreprises avec des numéros de téléphone internationaux bénéficient encore plus, car chaque numéro peut suivre son propre calendrier avec d’autres fuseaux horaires, d’autres heures de bureau et ses propres listes de garde, tout en restant géré depuis un seul compte.
Gratuit dans chaque numéro
Le routage basé sur le calendrier est inclus sans frais supplémentaires dans chaque numéro Belfabriek, peu importe comment vous configurez simplement ou largement votre calendrier.
Cette fonction est incluse gratuitement dans chaque numéro de téléphone belge ou numéro de téléphone international.
Apprenez-en plus sur d'autres fonctionnalités
Trouvez plus d'informations sur nos fonctionnalités qui peuvent améliorer votre communication professionnelle.
Modifiez les destinations finales
Redirigez les appels vers tout appareil (mobile, téléphone fixe ou VoIP), en modifiant les destinations à tout moment depuis le tableau de bord, en ajoutant autant d’extensions que nécessaire et …
Message de bienvenue
Accueillez chaque appelant avec un message professionnel avant de transférer l’appel. Enregistrez-le vous-même, utilisez un acteur vocal ou générez-le instantanément avec la synthèse vocale …
Système de messagerie vocale intelligent
Lorsque personne ne répond, les appelants laissent une messagerie vocale qui arrive dans votre boîte de réception sous forme de fichier audio. Salutations personnalisées, plusieurs destinataires et …
Routage par calendrier — FAQ
Obtenez des réponses claires sur le routage par calendrier et comment il fonctionne dans la pratique pour votre entreprise.
Vous décrivez votre calendrier, y compris les heures de bureau, les shifts, les listes de garde et les jours fériés, après quoi nous configurons le routage afin que chaque moment soit lié à une destination d’appel. Vous communiquez les modifications à notre équipe d’assistance à tout moment souhaité.
Vous contactez notre équipe d’assistance et le routage est immédiatement mis à jour, de sorte qu’un changement de shift, une absence maladie ou un ajustement de dernière minute est immédiatement appliqué au routage.
Oui. Nous configurons à la fois les exceptions récurrentes et uniques, penser aux week-ends, jours fériés, fermetures d’entreprise et fermetures d’urgence. Le routage suit simplement le calendrier que nous avons établi pour vous.
Oui. Chaque numéro Belfabriek peut avoir son propre calendrier et schéma de routage, ce qui est pratique pour les entreprises ayant des numéros dans différents fuseaux horaires ou pour les départements ayant leurs propres heures d’ouverture.
Oui. Pendant les heures de bureau, vous faites passer les appels via un menu de sélection et une file d’attente, et en dehors de ces heures, vous jouez un message et offrez une messagerie vocale. Le routage par calendrier détermine quand quoi se passe, tandis que les autres fonctionnalités déterminent comment l’appel se poursuit.
Vous communiquez la rotation, c’est-à-dire qui couvre quels jours et heures, et nous le configurons dans le système. La personne qui est de service cette semaine reçoit également les appels de cette semaine, et dès que le calendrier change, vous nous envoyez un message et le nouvel arrangement entre immédiatement en service.
Le calendrier est configuré par notre équipe d’assistance en fonction de vos souhaits. Si vous souhaitez modifier quelque chose, par exemple un changement de shift, un nouveau membre de l’équipe ou des heures ajustées, vous nous envoyez un message et la mise à jour s’active immédiatement.
Non. Cette fonctionnalité est incluse sans frais supplémentaires dans chaque numéro Belfabriek.
