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SuèdeNotes d'appel
Dès qu’un appel se termine, les détails commencent déjà à s’estomper. Qu’exactement le client a-t-il demandé, qu’avez-vous promis de poursuivre et y a-t-il une échéance attachée ? Sans note, cette information se perd ou s’éparpille sur des notes adhésives, des e-mails individuels et des messages où personne ne peut la retrouver.
Les notes d’appel résolvent cela, parce que sous chaque appel dans votre tableau de bord vous tapez une note où vous capturez l’action de suivi, la demande du client, l’état de la transaction ou tout autre détail pertinent. La note reste attachée en permanence à cet appel spécifique et est visible pour toute votre équipe, de sorte que le contexte voyage avec le client au lieu de rester avec un seul collègue.
- Notes sous chaque appel dans votre tableau de bord
- Visible pour toute votre équipe
- Consultable par contenu et client
- Fonctionne avec les appels entrants, sortants et manqués
Voyez comment ajouter des notes d'appel
Avantages des notes d'appel
Découvrez comment les notes d'appel gardent votre équipe organisée et lui permettent d'agir plus rapidement sur ce qui a été convenu dans un appel.
Écrivez des notes par appel
Vous tapez des notes directement sous l'appel concerné et capturez les actions de suivi, les points d'action ou les détails des clients tant que l'appel est encore frais dans votre esprit.
Partager avec l'équipe
Tout le monde dans l'équipe voit les mêmes notes, de sorte que les passations restent claires et un collègue qui reprend l'appel suivant du même client sait immédiatement ce qui a été discuté auparavant.
Des appels à des informations
Au fil du temps, vos notes d'appel se développent en une source d'informations client, de sorte que vous détectez les questions récurrentes, suivez la progression des transactions et reconnaissez les modèles dans votre historique d'appels.
Un seul endroit pour tout le contexte
Pas plus de notes éparpillées sur des post-it, dans les e-mails ou entre les chats, parce que tout ce qui appartient à un appel se trouve dans un seul endroit central et consultable qui reste attaché à cet appel.
Agir avec clarté
Dès que vous rappelez un client, la note vous dit exactement où vous en étiez, de sorte que vous cherchez moins, avez moins de questions à répéter et agissez plus rapidement.
Voyez-le en action
Voyez comment les notes d’appel fonctionnent dans votre tableau de bord. Après chaque appel vous tapez une note qui reste ensuite en permanence attachée à cet appel spécifique, de sorte que votre information est toujours au bon endroit.
- Tous les détails restent attachés au bon appel
- Capturez les actions de suivi ou les demandes des clients directement
- Ajoutez une note immédiatement après chaque appel
Appel entrant - Jean Dupont
+32 2 1234 5678 • 3 min 24 sec"Je voudrais discuter du renouvellement de mon contrat."
Client veut des options de renouvellement. Rappeler demain pour résoudre cela.
Cas d'utilisation réels
Les notes d'appel sont utilisées par les équipes qui veulent documenter et suivre leurs appels sans perdre le contexte.
Support client
Vous documentez directement les questions, les problèmes et les solutions sous l'appel, de sorte que chaque membre de l'équipe lors d'un contact ultérieur sait immédiatement ce qui a été discuté et quelles actions ont été promises.
Équipes de vente
Vous notez les intérêts, les objections et les actions de suivi du prospect, de sorte qu'au prochain appel vous savez exactement quoi dire et les appels se construisent en un pipeline chaud au lieu de contacts isolés.
Opérations et logistique
Vous documentez les mises à jour de livraison, les vérifications de statut ou les données de vérification, de sorte que les équipes internes agissent sur la même information sans que quelqu'un ait besoin de demander à nouveau.
Comptabilité et facturation
Vous documentez les rappels de paiement, les questions de facturation ou les détails de contrat sous le bon appel, de sorte qu'au prochain appel vous trouvez rapidement le contexte pertinent sans avoir à fouiller dans des dossiers perdus.
Comment fonctionnent les notes d'appel
Sous chaque appel dans votre aperçu d’appels se trouve un champ de note où vous cliquez, tapez votre note et la sauvegardez, après quoi la note reste attachée en permanence à cet appel. Vous l’ajoutez pendant l’appel, juste après, ou même des heures plus tard quand vous vous souvenez de quelque chose d’important.
Les notes sont du texte brut et sont destinées à une capture rapide, où une ou deux phrases suffisent généralement. Des phrases comme “Client veut des options de renouvellement, suivi vendredi” ou “Plainte concernant la livraison #4521, escalader vers la logistique” fonctionnent bien, parce qu’elles sont courtes, claires et immédiatement axées sur l’action.
Visible pour toute votre équipe
Les notes d’appel ne sont pas privées, parce que tout le monde ayant accès à l’aperçu d’appels peut lire et ajouter des notes. Cela rend les passations fluides, parce qu’un collègue qui reprend l’appel suivant du même client sait immédiatement ce qui a été discuté auparavant et où le partenaire d’appel précédent s’est arrêté.
Pour les équipes de vente, cela signifie que la question “quelqu’un a-t-il déjà parlé avec ce prospect ?” disparaît, tandis que les équipes d’assistance évitent que les clients doivent expliquer leur problème à chaque nouveau membre du personnel. Le contexte voyage avec l’appel plutôt qu’avec la personne qui a décroché.
Combiner avec le marquage, l'enregistrement et l'analyse
Les notes d’appel fonctionnent mieux en combinaison avec d’autres fonctionnalités. Marquez un appel comme important et ajoutez une note expliquant pourquoi, ou écoutez à nouveau l’ enregistrement d’appel pour vérifier un détail avant d’écrire. Avec l’ analyse d’appel vous trouvez les appels qui ont besoin d’attention, après quoi vous les documentez avec une note.
Ensemble, ces fonctionnalités transforment votre historique d’appels d’un journal en un véritable dossier d’interaction client où chaque appel peut être retrouvé à la fois auditivement et textuellement.
De l'historique d'appels à la connaissance client
Au fil des semaines et des mois, vos notes se construisent en une base de connaissances où vous pouvez à tout moment chercher un client, voir tous les appels effectués et relire les notes associées. De cette façon, vous obtenez une chronologie de la relation où il est clair ce qui a été discuté, ce qui a été promis et ce qui reste en attente.
Pour les entreprises sans CRM, les notes d’appel sont une alternative légère qui est immédiatement utile, tandis que les entreprises avec un CRM les utilisent pour capturer les détails qui disparaîtraient du système formel avant que quelqu’un puisse les retrouver.
Inclus dans tous les numéros
Les notes d’appel font partie de chaque numéro Belfabriek sans frais supplémentaires, où il n’y a aucune limite au nombre de notes que vous ajoutez.
Cette fonctionnalité est gratuite avec tous les numéros de téléphone belges ou numéros internationaux.
Plus d'informations sur les autres fonctionnalités
Trouvez plus d'informations sur nos fonctionnalités qui peuvent améliorer la communication de votre entreprise.
Marquer un appel
Marquer un appel vous aide à concentrer votre attention sur les conversations qui comptent vraiment. D’un clic, les appels importants se démarquent.
Enregistrement d'appels
Enregistrez automatiquement les appels commerciaux entrants, ce qui vous permet de les écouter via le tableau de bord, de les télécharger et de les utiliser pour la formation, le suivi de la qualité …
Analyse d'appels
Suivez les performances des appels avec des données claires, ce qui vous permet de voir directement depuis votre tableau de bord qui a appelé, quand, pendant combien de temps et où les appels ont été …
Notes d'appel — Questions fréquemment posées
Trouvez des réponses claires aux questions les plus fréquentes sur les notes d’appel et comment elles fonctionnent en pratique pour votre entreprise.
Sous chaque appel dans votre tableau de bord se trouve un champ de note où vous tapez votre note, qui est ensuite sauvegardée et reste attachée en permanence à cet appel. Vous ajoutez des notes pendant ou après l’appel, selon ce qui vous convient à ce moment.
Oui. Plusieurs membres de l’équipe peuvent ajouter des notes au même appel, de sorte qu’il devient facile de partager les informations, les actions de suivi ou les commentaires internes et de garder tout le monde en synchronisation.
Non. Les notes d’appel sont des notes écrites sous un appel, tandis que les enregistrements d’appel sont des enregistrements audio de l’appel lui-même. Les deux fonctionnalités fonctionnent l’une à côté de l’autre et se complètent.
Oui. Vous ajoutez des notes aux appels entrants, sortants et manqués, où elles sont sauvegardées ensemble avec l’appel quel que soit le type d’appel.
Oui. Les notes sont consultables dans votre aperçu d’appels, de sorte que vous trouvez rapidement les appels ou les détails clients spécifiques sans avoir à faire défiler tout votre historique.
Chacun dans votre équipe ayant accès à l’aperçu d’appels peut lire et ajouter des notes, de sorte que le contexte reste partagé au sein de l’équipe.
Non. Vous écrivez autant que nécessaire par appel, où en pratique les notes courtes et concrètes fonctionnent mieux parce qu’elles sont faciles à relire et à suivre.
Non. Les notes d’appel sont incluses sans frais supplémentaires dans chaque numéro Belfabriek.
