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Afin de contrôler ce qui se passe lorsque les gens appellent le numéro de téléphone de votre entreprise, vous avez besoin d'un plan d'appel. Mais qu'est-ce qu'un plan d'appel exactement ? Pourquoi en avez-vous besoin et à quoi devez-vous faire attention lorsque vous établissez un plan d'appel ?

Qu'est-ce qu'un plan d'appel ?

Avec un plan d'appel, vous déterminez exactement ce qui se passe lorsque des appels sont effectués vers votre numéro de téléphone professionnel. Il est comparable à un plan par étapes. Dès que le téléphone sonne, vous pouvez déterminer comment votre client sera accueilli. Par exemple, vous pouvez configurer un message spécifique qui sera diffusé au début et qui contient des informations importantes pour l'appelant. Nous appelons également cela unmessage de bienvenue. Le plan d'appel peut également préciser que les appels doivent être acheminés vers la messagerie vocale ou vers un service spécifique. En bref, le plan d'appel est un plan détaillé du parcours de l'appelant lorsqu'il vous appelle, afin que votre client soit aidé de la meilleure façon possible.

Pourquoi un plan d'appel est-il important ?

Un plan d'appel permet de s'assurer que vous avez réfléchi à la manière exacte dont vous souhaitez vous adresser aux clients qui vous appellent. Quelle est la première chose que vos clients doivent entendre ? Comment faire en sorte qu'ils parviennent à la bonne personne le plus rapidement possible ? Voulez-vous éliminer les appels téléphoniques inutiles en les renvoyant vers votre site web ou vers une boîte vocale où le client peut laisser un message ? Ce sont toutes des questions que vous pouvez vous poser lors de l'élaboration d'un plan d'appel. En fin de compte, un bon plan d'appel garantit que vos clients seront aidés rapidement et de manière satisfaisante lorsqu'ils vous appelleront.

De quoi dois-je tenir compte lors de l'élaboration d'un plan d'appel ?

Il n'est pas difficile d'établir un plan d'appel. Pour autant que vous ayez réfléchi à la manière dont vous l'aimeriez. Dans tous les cas, gardez les éléments suivants à l'esprit :

  • Réfléchissez bien à la première annonce ou au message de bienvenue que vos clients entendront. La première impression est toujours importante et peut déterminer le cours du reste de la conversation.

  • Ne faites pas attendre un appelant plus de 20 à 30 secondes avant que quelqu'un ne prenne la ligne. Cela évite l'irritation ou même que les clients mettent fin à l'appel.

  • Veuillez noter que lors d'un transfert vers un numéro de téléphone mobile, cela peut ajouter jusqu'à 5 secondes au temps d'attente. Cela peut affecter votre plan d'appel, car vous ne voulez pas que le temps d'attente soit trop long.

Enfin, un plan d'appel n'est jamais fixe pour toujours. Vous pouvez toujours l'adapter à de nouvelles idées ou à des circonstances nouvelles. Écoutez les expériences de vos clients et de vos employés et adaptez votre plan d'appel en conséquence. Ainsi, l'accessibilité de votre téléphone sera toujours à jour. Pour les clients de Belfabriek, c'est un jeu d'enfant, notamment grâce à l'outil convivialapplication. En appuyant sur un bouton, vous pouvez facilement changer le plan d'appel et l'activer immédiatement, où que vous soyez, à la maison, en vacances, en voyage d'affaires, peu importe.

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