Zakelijke voicemail tekst | Professionele én leuke voorbeelden

Het liefst ben jij gewoon altijd bereikbaar voor, maar er zijn momenten dat het echt even niet kan. Buiten de openingstijden natuurlijk, maar ook bij langdurige en vroegtijdige sluitingen of afwezigheid zoals tijdens zomer, kerstvakantie of nationale feestdagen.

Een beller ervaart ook de voicemail als een contactmoment dus het is belangrijk dat dit zo optimaal mogelijk verloopt. Daarin zijn veel keuzemogelijkheden, maar hoe klinkt een goede zakelijke voicemail tekst eigenlijk?

Wat is een zakelijke voicemail precies?

Een zakelijke voicemail is in feite niets anders dan de voicemail die ook privé veel gebruikt wordt: als er niet opgenomen kan worden is er voor de beller een bericht te horen, gevolgd door een pieptoon en de beller kan een bericht inspreken. Wat een zakelijke voicemail net iets anders maakt is welkomstbericht niet namens een persoon, maar namens een bedrijf is.

Dat betekent dat er goed nagedacht moet worden over de stem, de boodschap en natuurlijk ook de opvolging. Daarnaast zijn er bij zakelijke voicemail via Belfabriek handige extra’s zoals het per email afgeleverd krijgen van de voicemail boodschap zodat deze nog gemakkelijker terug te luisteren is.

Waarom een zakelijke voicemail belangrijk is

Natuurlijk zou je het liefst alle klanten persoonlijk te woord staan. Maar tijdens piekmomenten, buiten de openingstijden en tijdens momenten dat kantoor gesloten is, kan het soms niet anders dan dat de beller bij de voicemail uitkomt. Een professionele voicemail zorgt er dan voor dat je, ondanks dat de klant geen medewerker aan de lijn krijgt, toch een zo goed mogelijke ervaring aan de klant kan bieden.

Het is een mogelijkheid om klanten te wijzen op de openingstijden of op een andere reden waarom zij de voicemail krijgen. Je kunt dit alles doen op een toon die past bij jouw bedrijf. Wanneer ook de opvolging snel is zal de klantervaring ondanks het feit dat het contact via voicemail loopt toch zo professioneel mogelijk zijn.

Wat is belangrijk bij het opnemen van een zakelijke voicemail tekst?

“Welkom bij .... , helaas is er op dit moment niemand bereikbaar. Je kunt het op werkdagen tussen 9 en 17 nogmaals proberen of na de piep een boodschap achter laten. Wij bellen jou dan zo spoedig mogelijk terug”. Het is zo maar een voorbeeld van een simpele zakelijke voicemail tekst zoals ze vaak te horen zijn. Maar er zijn veel meer mogelijkheden. Nu jouw klanten toch bij de voicemail aan zijn beland kan je er maar beter het beste van maken. We sommen de belangrijkste aandachtspunten op.

Kies de juiste stem

De eerste en misschien wel belangrijkste keuze is die voor de stem. Welke stem vind je het best bij jouw bedrijf passen? Het kan de eigen stem zijn, of die van een collega. Zorg er in ieder geval voor dat degene die de professionele voicemail tekst inspreekt goed articuleert, rustig en duidelijk verstaanbaar praat en op een toon spreekt die past bij het bedrijf. Dat kan heel formeel zijn, maar natuurlijk ook heel luchtig en vlot.

Voorkom achtergrondgeluid

Het is erg onprofessioneel als tijdens een zakelijke welkomstboodschap op een voicemail allerlei achtergrondgeluiden te horen zijn. Zorg er daarom voor dat de welkomstboodschap voor de professionele voicemail opgenomen wordt in een ruimte waar het stil is, zodat er geen achtergrondgeluid te horen is.

Wees beleefd

Het lijkt misschien een dooddoener, maar het is natuurlijk belangrijk om de voicemail tekst zo beleefd mogelijk te houden. Wanneer je een informele bedrijfscultuur hebt mag de tekst best vrolijk en informeel gesproken worden, maar ook dan kan het beleefd gehouden worden. Denk er bijvoorbeeld aan niet alleen te noemen dat er nu niemand bereikbaar is, maar ook waarom dat zo is. Vergeet niet te melden hoe de opvolging in zijn werk gaat en wanneer je telefonisch wel weer gewoon bereikbaar bent.

Houd u aan de afspraak

Tot slot is het natuurlijk belangrijk je aan de afspraak te houden. Een afspraak zoals “We bellen u zo snel mogelijk terug” is nog enigszins vrijblijvend, maar klanten zullen toch verwachten dan ook echt snel gebeld te worden. Weet je vooraf al dat het lang of langer dan normaal gaat duren voor er opvolging aan een bericht wordt gegeven, pas de voicemail tekst daar dan op aan.

De voicemail als digitaal antwoordapparaat gebruiken

Nu je weet waar je rekening mee moet houden bij het inspreken van de welkomsttekst van de zakelijke voicemail is het goed om te weten dat voicemail ook vaak als digitaal antwoordapparaat gebruikt wordt. Bellers spreken dan een bericht op het algemene telefoonnummer in en dat bericht wordt vervolgens als geluidsbestand per e-mail verstuurd naar een mailadres naar keuze.

Dat is een optie die bijvoorbeeld voor herhaalvoorschriften bij dokterspraktijken al veelvuldig worden toegepast. Het kan een erg goed middel zijn om drukte op de lijn te voorkomen.

Leuke voicemail teksten

We benoemden al eerder dat het belangrijk is om klanten beleefd te woord te staan, zowel aan de telefoon in een gesprek als ook via de voicemail. Toch zijn er genoeg bedrijven die graag een voicemail tekst met een knipoog willen. Leuke voicemail teksten waar je aan kunt denken zijn dan bijvoorbeeld: “Dit is de voicemail van [bedrijfsnaam]. We zijn nu niet bereikbaar. Laat naam, telefoonnummer en bericht achter na de pieptoon…”

• …En we bellen jou terug zodra we van het dak af zijn (dakdekkers- of loodgietersbedrijf)

• …En we gaan jou snel een antwoord bezorgen (logistiek-, bezorg-, of koeriersbedrijf)

Logischerwijs moet een dergelijk bericht echt bij jou passen. Wanneer je normaliter formeel in de communicatie bent zijn leuke voicemail teksten minder geschikt.

Voorbeeldteksten voor de voicemail

Naast leuke voicemail teksten zijn er ook genoeg meer formele voorbeeldteksten voor uw telefooncentrale of voicemail. Enkele veelgehoorde voorbeelden zijn:

• “Hallo en bedankt voor het bellen van [bedrijfsnaam]. Laat een kort bericht achter en we nemen zo snel mogelijk contact met jou op. Een fijne dag verder!"

• "Je hebt [bedrijfsnaam] gebeld. We kunnen de oproep momenteel niet aannemen, maar we bellen graag terug. Laat naam, nummer en reden van de oproep en het beste moment om terug te bellen achter - we willen u niet weer missen. We spreken jou hopelijk snel. “

Je kunt je laten inspireren door deze voorbeelden, maar kies vooral een voicemail tekst die bij jouw bedrijf past. Wanneer je professioneel advies wilt over het inspreken van jouw zakelijke voicemail tekst staat Belfabriek voor jou klaar !