Zakelijke voicemail tekst | Professionele én leuke voorbeelden

Het liefst bent u gewoon bereikbaar voor uw klanten natuurlijk, maar er zijn momenten dat het echt even niet kan. Buiten de openingstijden natuurlijk, maar ook bij langdurige en vroegtijdige sluitingen of afwezigheid zoals tijdens de zomer, de kerstvakantie of tijdens nationale feestdagen.

Een beller ervaart ook de voicemail als een contactmoment dus het is belangrijk dat dit zo optimaal mogelijk verloopt. Daarin zijn veel keuzemogelijkheden, maar hoe klinkt een goede zakelijke voicemail tekst eigenlijk?

Wat is een zakelijke voicemail precies?

Een zakelijke voicemail is in feite niets anders dan de voicemail die ook privé veel gebruikt wordt: als er niet opgenomen kan worden, is er voor de beller een bericht te horen, gevolgd door een pieptoon en de beller kan dan een bericht inspreken. Wat een zakelijke voicemail net iets anders maakt, is allereerst dat het voicemail welkomstbericht niet namens een persoon, maar eigenlijk namens een heel bedrijf is.

Dat betekent dat er goed nagedacht moet worden over de stem, de boodschap en natuurlijk ook de opvolging. Daarnaast zijn er bij zakelijke voicemail via de Belfabriek handige extra’s, zoals het per mail afgeleverd krijgen van de voicemail boodschap, zodat deze nog gemakkelijker terug te luisteren is.

Waarom een zakelijke voicemail belangrijk is

Natuurlijk zou u het liefst alle klanten persoonlijk te woord staan. Maar tijdens piekmomenten, buiten de openingstijden en tijdens momenten dat uw kantoor gesloten is, kan het soms niet anders dan dat de beller bij de voicemail uitkomt. Een professionele voicemail zorgt er dan voor dat u, ondanks dat de klant geen medewerker aan de lijn krijgt, toch een zo goed mogelijke ervaring aan uw klant kan bieden.

Het kan zijn dat de voicemail dient voor het inspreken van het antwoordapparaat van het bedrijf. Het is dan een mogelijkheid om uw klanten in lijn met de normale welkomstboodschap welkom te heten, te wijzen op de openingstijden of op een andere reden waarom zij de voicemail krijgen. U kunt dit alles doen op een toon die past bij uw bedrijf. Wanneer ook de opvolging snel is, zal de klantervaring ondanks het feit dat het contact via voicemail loopt toch zo professioneel mogelijk zijn.

Wat is belangrijk bij het opnemen van een zakelijke voicemail tekst?

“Welkom, helaas is er op dit moment niemand bereikbaar. U kunt het tijdens de openingstijden nogmaals proberen of na de piep uw boodschap achter laten. Wij bellen u dan zo spoedig mogelijk terug”. Het is zo maar een voorbeeld van een simpele zakelijke voicemail tekst zoals ze vaak te horen zijn. Maar er zijn veel meer mogelijkheden. Nu uw klanten toch bij de voicemail aan zijn beland, kunt u er maar beter het beste van maken. We sommen de belangrijkste aandachtspunten op.

Kies de juiste stem

De eerste en misschien wel belangrijkste keuze is die voor de stem. Welke stem vindt u het best bij uw bedrijf passen? Het kan uw eigen stem zijn, of die van een medewerker. Zorg er in ieder geval voor dat degene die de professionele voicemail tekst inspreekt goed articuleert, rustig en duidelijk verstaanbaar praat en op een toon die past bij uw bedrijf. Dat kan heel formeel zijn, maar natuurlijk ook heel luchtig en vlot. Dat hangt helemaal af van de waarden en identiteit van het bedrijf.

Optioneel: uitbesteden aan een professionele stemacteur, om een idee te krijgen luister naar demo's van stemacteurs en actrices aangesloten bij Belfabriek. Keuze te over aan professioneel doch warm stem talent. Kies de stem die u het beste bevalt en laat ons dit weten. Wij hebben sjablonen beschikbaar, maar u kunt ook uw eigen tekst leveren. Wij communiceren dan terug wat het tarief zou zijn. Aan u dan de keuze om wel of niet uit te besteden.

Voorkom achtergrondgeluid

Het is erg onprofessioneel als tijdens een zakelijke welkomstboodschap op een voicemail allerlei achtergrondgeluiden te horen zijn. Zorg er daarom voor dat de welkomstboodschap voor de professionele voicemail opgenomen wordt in een ruimte waar het stil is, zodat er geen achtergrondgeluid te horen is.

Wees beleefd

Het lijkt misschien een dooddoener, maar het is natuurlijk belangrijk om de voicemail tekst zo beleefd mogelijk te houden. Wanneer u een informele bedrijfscultuur heeft mag de tekst best vrolijk en informeel gesproken worden, maar ook dan kan het beleefd gehouden worden. Denk er bijvoorbeeld aan niet alleen te noemen dat er nu niemand bereikbaar is, maar ook waarom dat zo is. Vergeet niet te melden hoe de opvolging in zijn werk gaat, wanneer u telefonisch wel weer gewoon bereikbaar bent, etc.

Houd u aan de afspraak

Tot slot is het natuurlijk belangrijk u aan de afspraak te houden. Een afspraak zoals “We bellen u zo snel mogelijk terug” is nog enigszins vrijblijvend, maar klanten zullen toch verwachten dan ook echt snel gebeld te worden. Weet u vooraf al dat het lang of langer dan normaal gaat duren voor er opvolging aan een bericht wordt gegeven, pas de voicemail tekst daar dan (tijdelijk) op aan. Belfabriek klanten kunnen gemakkelijk met een druk op de knop in de app de voicemail aanpassen/omwisselen wanneer de situatie daar om vraagt.

De voicemail als digitaal antwoordapparaat gebruiken

Nu u weet waar u rekening mee moet houden bij het inspreken van de welkomsttekst van de zakelijke voicemail, is het goed om te weten dat voicemail ook vaak als digitaal antwoordapparaat gebruikt wordt. Bellers spreken dan een bericht in op uw algemene telefoonnummer en dat bericht wordt vervolgens als geluidsbestand per e-mail verstuurd aan een mailadres naar keuze.

Dat is een optie die bijvoorbeeld voor herhaalvoorschriften bij dokterspraktijken al veelvuldig worden toegepast. Het kan een erg goed middel zijn om drukte op de lijn te voorkomen, omdat eenzijdige klantvragen die ook afgehandeld kunnen worden door écht contact op die manier kunnen worden weggewerkt, zonder dat andere klanten hoeven te wachten.

Wat is een goede zakelijke voicemail tekst?

Als de voicemail tekst dan daadwerkelijk opgenomen wordt, is het misschien best even zoeken naar de juiste tekst. Als alle bovenstaande tips meegenomen worden, zijn er alvast wat handvatten. Maar hoe wordt de juiste tekst precies geformuleerd? En wat zijn bijvoorbeeld veel gebruikte zakelijke voicemail teksten?

Leuke voicemail teksten

We benoemden al eerder dat het belangrijk is om klanten beleefd te woord te staan, zowel aan de telefoon in een gesprek als ook via de voicemail. Toch zijn er genoeg bedrijven die graag een voicemail tekst met een knipoog willen. Leuke voicemail teksten waar u aan kunt denken zijn dan bijvoorbeeld: “Dit is de voicemail van [uw (bedrijfs)naam]. We zijn nu helaas niet bereikbaar. Laat uw naam, telefoonnummer en bericht achter na de pieptoon…”

• …En we bellen u terug zodra we van het dak af zijn (dakdekkers- of loodgietersbedrijf)

• …En we gaan u snel een antwoord bezorgen (logistiek-, bezorg-, of koeriersbedrijf)

Logischerwijs moet een dergelijk bericht echt bij u passen. Wanneer u normaal gezien heel formeel in uw communicatie bent zijn leuke voicemail teksten minder geschikt.

Voorbeeldteksten voor de voicemail

Naast leuke voicemail teksten zijn er ook genoeg meer formele voorbeeldteksten voor uw telefooncentrale of voicemail. Enkele veelgehoorde voorbeelden zijn:

• “Hallo en bedankt voor het bellen van [bedrijfsnaam / uw naam]. Laat een kort bericht achter en we nemen zo snel mogelijk contact met u op. Een fijne dag verder!"

• "U heeft [bedrijfsnaam] gebeld. We kunnen uw oproep momenteel niet aannemen, maar we bellen u graag terug. Laat uw naam, nummer, de reden van uw oproep en het beste moment om u terug te bellen achter - we willen u niet weer missen. We spreken u hopelijk snel. “

• “Bedankt voor het bellen met [uw bedrijf]. We kijken er naar uit om met u te spreken. Laat ons u terugbellen zodra we beschikbaar zijn door uw naam, contactgegevens en de reden voor uw oproep achter te laten. Een fijne dag verder."

U kunt zich laten inspireren door de voorbeelden, maar kiest u vooral een voicemail tekst die bij uw bedrijf past. Wanneer u professioneel advies wilt over het inspreken van uw zakelijke voicemail tekst staat de Belfabriek voor u klaar.